RPA co-worker 2 | Proces Robot

Processen zijn complex en brengen tegelijkertijd een enorme hoeveelheid repeterend en administratief werk met zich mee. Het RPA Platform van DDi levert de professionals in de verzekeringswereld co-workers, om “hen” dit werk te laten doen. In drie korte delen, gaan we wat verder in op de co-workers (Robots) van het RPA Platform. In dit tweede deel de Proces Robot.

In deel 1 hebben we uitgebreid stilgestaan bij de Input Robot van het DDi RPA Platform. Kort samengevat is deze continu bezig om alle berichten, uploads, post en social media kanalen in ontvangst te nemen, te lezen en te classificeren. Zodat direct bij ontvangst ieder bericht op de juiste plek terecht komt. Een job waar de Proces Robot nadrukkelijk in beeld komt.

Met dank aan de Input Robot kan de Proces Robot direct met de inhoud aan de gang. De data wordt geanalyseerd en gespiegeld aan de ingestelde regels (rules engine). De procesregels zorgen ervoor dat het bericht aan het juiste dossier wordt toegevoegd. Procestaken worden klaargezet en/of automatisch worden uitgevoerd. Gebruikers krijgen alleen die taak/taken uit te voeren die hoort bij hun specifieke expertise. Alle administratieve handelingen rondom het proces wordt door de Proces Robot uitgevoerd. Technisch functioneel is de Proces Robot opgebouwd uit vijf elementaire pijlers.

1 | Data analyse
De door de Input Robot geproduceerde data is de start van ieder proces. De data wordt door de proces robot geanalyseerd en geverifieerd. Ieder document/bericht wordt als het ware “afgepeld”. Om zo op vele onderdelen de 6 topische vragen in te vullen; van wie is het, voor wie is het bedoeld, wat is het, wat moet ermee gebeuren, waar hoort het bij, wanneer moet behandeld worden, welke vraag en waarom wordt deze gesteld, hoe erop te reageren, etc.

2 | Rules Engine
Al deze vragen en uitkomsten zijn vastgelegd in de Rules Engine van de Proces Robot. De hoeveelheid variabelen zijn enorm. Voor ieder type document is ingeregeld wat de gewenste procesregels zijn. Bv. Wel/niet archiveren, wel/geen taak aanmaken, wel/geen reactie versturen, wel/niet verrekenen, wel/niet betalen, wel/niet behandelen, wel/niet escaleren, wel/niet …

3 | Business Process Management
Met behulp van de grafische proces designer van het DDi RPA Platform, richt je eenvoudig alle gewenste processen in voor je organisatie. Waarbij het proces wordt opgedeeld in kleine stappen en bijbehorende taken. Stappen die zonder human interface uitgevoerd kunnen worden en taken waarbij juist het menselijk brein bij nodig is. Iedere stap en iedere taak kan specifiek geconfigureerd worden zonder dat hier enig programmeerkennis voor nodig is.

4 | Case Management
Een geheel proces bestaat uit veel meer dan een document/bericht die moet worden behandeld. Vaak is deze onderdeel van een “zaak”. De behandeling van een schadedossier is daar een mooi voorbeeld van. Een casus/zaak die langer kan aanhouden en opgebouwd is uit meerdere correspondentie momenten. De Proces Robot volgt de gehele casus. Zet acties voor je uit naar betrokkenen. Bij uitkeringen doet ze alle noodzakelijke controles en ondersteunt procuratiehouders nauwkeurig bij het accorderen van excasso’s.

5 | Proces en taakbeheer
De Proces Robot is als het ware de verkeersleider van alle processen. Zij handelt conform de ingestelde regels en de ingerichte processen. Zij zorgt ervoor dat alle berichten/documenten die door de Input Robot zijn geclassificeerd op de juiste plek in het proces belanden. Bij het juiste dossier, bij de juiste medewerker, met de juiste werkinstructie en de juiste opvolging. Bovendien voert zij de nodige administratieve handelingen uit die normaal gesproken door gebruikers moeten worden uitgevoerd.

Kortom, de Proces Robot is de co-worker die ervoor zorgt dat, a. niets meer aan je aandacht ontsnapt, b. je service niveau op een hoog niveau blijft en c. je kunt concentreren op je kerntaak. Oftewel “Regain Focus”!