RPA App In the spotlights | Invoice App
Iedere organisatie kan de Invoice App goed gebruiken en inzetten als administratief medewerker op de financiële afdeling. Deze App bewijst al meer dan 10 jaar haar diensten en verwerkt – bij een diversiteit aan organisaties – dagelijks enorme hoeveelheden inkoopfacturen. De meest voor de hand liggende werkzaamheden pakt de Invoice App zelfstandig op.
Zij regelt de ontvangst van de facturen en zet ze digitaal klaar voor verwerking. Om vervolgens aan de slag te gaan. Per factuur voert de App eerst wat controles uit. Is de factuur legitiem (uitsluiten spookfacturen), is de factuur al niet eerder toegestuurd (voorkomen dubbele invoer), is het van een bekende crediteur, kloppen de bankrekening- en KvK-nummers die op de factuur staan. Na deze controles bepaalt de App allereerst bij welke administratie de factuur hoort. Om vervolgens de boeking tot in detail vast te leggen in je financiële/ERP pakket. Indien de inkooporder is vastgelegd kan de factuur worden gematched met de inkooporder en zelfs de levering (3-way match). Dit uiteraard afhankelijk van de systemen die hiervoor in gebruik zijn.
Na vastlegging van de boeking start de Invoice App het procuratie proces. Volgens de vastgelegde procuratieregels, ontvangen de betrokkenen (o.a. budgethouders, inkopers, managers, directieleden) de facturen digitaal ter goedkeuring. Via notificaties worden ze geïnformeerd en met één click kunnen ze de factuur inzien, de historie bekijken en de factuur goed-/afkeuren. De App zorgt ervoor dat iedere factuur het juiste procuratieschema doorloopt.
Na de noodzakelijke goedkeuringen maakt de Invoice App de factuur klaar voor betaling. De boeking legt de App definitief vast in het financiële/ERP pakket en zet deze klaar voor betaling (rekening houdend met de betalingstermijn(en). Om tot slot de factuur en alle gegevens die gedurende het procuratieproces zijn verzameld digitaal te archiveren. De jaarlijkse controles door de accountant worden daardoor behoorlijk vereenvoudigd.
Kort samengevat, de Invoice App verwerkt iedere factuur van ontvangst tot betaling. Het merendeel van de facturen hebben geen “human touch” meer nodig. De administratief medewerker hoeft zich alleen nog maar de focusseren op de uitzonderingen. Zoals de facturen die niet door de initiële controles komen en de facturen die in het procuratieproces worden afgekeurd. De tijdbesparing en foutreductie die de Invoice App realiseert zijn ongekend!