De werkwijze is eenvoudig: door de stapel formulieren te scannen, digitaliseert u deze en kunt u ze meteen opslaan in een elektronisch archief. Tijdens het scannen wordt alle informatie die uw respondent heeft ingevuld door de software uitgelezen en direct in het door u gebruikte systeem gezet. Of dit nu gaat om schade formulieren, antwoordcoupons, enquêtes, tentamenformulieren, onderzoeksformulieren in laboratoria, of menu aanvragen in ziekenhuizen of verzorgingstehuizen, alle gegevens (data) wordt met een snelheid van ca. 100 pagina's per minuut uitgelezen en verwerkt in het door u gewenste systeem.
Het formulier wordt niet alleen elektronisch opgeslagen, maar gegevens worden ook automatisch gekoppeld aan het bijbehorende schadedossier, patiëntendossier, leerlingendossier, etc. En doordat ieder formulier bij digitaliseren wordt voorzien van sleutelvelden, kan een specifiek document snel en eenvoudig worden teruggevonden op bijvoorbeeld scandatum, schadedatum, patiënt/cliëntnummer, type document, etc.