De factuur wordt digitaal via de mail bij de juiste budgethouder aangeboden. Indien nodig wordt een factuur gelijktijdig bij meerdere budgethouders ter controle aangeboden. Bovendien hebben budgethouders inzage in de boekingsgegevens van de factuur. Ook bestellers, inkopers, directieleden en andere stakeholders kunnen naar wens in het proces worden betrokken. Belangrijkste is echter dat de factuur altijd en volledig automatisch de juiste weg vindt binnen uw organisatie. Kortom, de workflow functie van DDi is flexibel en past gegarandeerd bij uw bedrijf.
Automatiseer uw Administratieve Organisatie (AO)
Het klassieke proces om facturen op de status betaalbaar te krijgen in uw financieel pakket, is foutgevoelig en arbeidsintensief. Gemiddeld kunt u bij 5.000 facturen op jaarbasis, tot een ½ FTE aan tijd terugwinnen door dit proces te automatiseren. Factuur workflow is hier het toverwoord.
Binnen enkele dagen hebben wij u geholpen. Onze werkwijze is even simpel als doeltreffend. U legt ons uit hoe binnen uw organisatie facturen worden afgehandeld (van ontvangst tot en met betaling). Wij leggen dit voor u vast in een helder stroomschema en vertalen dit naar onze software oplossing voor automatische factuurverwerking. Het systeem is nu klaar voor gebruik.
Papieren facturen worden gescand en ingeboekt (digitale facturen worden meteen ingeboekt). Vervolgens wordt de factuur door het systeem direct digitaal doorgestuurd naar de fiatteurs (budgethouders, inkopers, managers, directieleden, etc.). Langs de uitgestippelde en geautomatiseerde route van uw AO bewandelt iedere factuur automatisch de juiste weg. Niemand wordt overgeslagen. Goedgekeurde facturen gaan automatisch door, afgekeurde facturen worden direct teruggekoppeld. Uiteindelijk komt iedere factuur weer automatisch terug bij de financiële administratie voor verdere verwerking (betaalbaar stellen, betalen en archiveren). Uiteraard ook weer geautomatiseerd en volledig digitaal.
De voordelen van factuur workflow op een rij
- Nooit meer een factuur kwijt.
- Alerts: automatisch herinneringen naar uw fiatteurs om de factuur tijdig af te handelen.
- Audit trail: Van iedere factuur wordt een gedetailleerde audit trail aangelegd.
- Tracking and tracing: Via uw PC altijd gegarandeerd inzage in de courante status van iedere factuur.
- Dynamische dossieropbouw: "onderweg" kunnen pakbonnen, orders, contracten, offertes, e.d. aan de factuur worden toegevoegd.