Dossiers organiseren

Door de toename van het aantal digitale documenten binnen een organisatie wordt het steeds moeilijker een duidelijke dossierstructuur te behouden. Papieren documenten worden handmatig toegevoegd aan het papieren dossier terwijl de digitale documenten die via e-mail binnenkomen worden opgeslagen op een server of in de mailbox van medewerkers. Een dossier is in dit geval niet compleet en documenten raken snel zoek.

Dit vraagt om een efficiënte manier om dossiers te organiseren. Het elektronische dossier van DDi is hiervoor de oplossing. Papieren documenten worden gescand en alle digitale documenten, ongeacht het oorspronkelijke formaat, worden geconverteerd tot een universeel document formaat. Op uniforme wijze worden ze dan in het elektronisch dossier opgeslagen. Via instelbare routines, controleert het elektronische dossier of alle documenten er wel in zitten, zodat het dossier altijd compleet is. Via een Office integratie module kunt u zonder moeite (o.a.) mailberichten, Word en Excel documenten opslaan in de elektronische dossiers.

De dossiers zijn 24/7 online toegankelijk voor de personen die door u geautoriseerd zijn. Zo zijn uw dossiers optimaal beveiligd en altijd beschikbaar voor de juiste personen binnen uw organisatie.