Hans van der Pluijm RivierduinenDankzij de gebruiksvriendelijke en veelzijdige software oplossing, de adviezen van DDi en de heldere en pragmatische aanpak verliep het automatiseringstraject vlekkeloos en zijn alle dossiers nu digitaal en centraal ondergebracht.
Steeds vaker hebben organisaties moeite hun traditionele dossierstructuur te handhaven. Deze structuur, gebaseerd op het papieren dossier, blijkt steeds moeilijker te onderhouden. Vooral omdat steeds meer documenten elektronisch worden ontvangen en verstuurd.
Papieren dossiers zijn steeds minder compleet. Delen van het dossier staan soms bij een medewerker in zijn mail of ergens op de server op de "KLM-schijf". Het Elektronisch Dossier van DDi lost bovenstaande situatie direct op. In de eerste plaats worden alle huidige dossiers gescand. Digitale documenten worden op uniforme wijze in het digitaal dossier opgenomen. Met als resultaat; een compleet digitaal dossier, beveiligd opgeslagen, 24/7 online beschikbaar.
Uw voordelen van elektronisch dossier beheer:
- Dossier compleet; via instelbare routines, controleert het digitale dossier of alle documenten er wel in zitten.
- Dossier alerts; U wenst een seintje vanuit het dossier te krijgen, als een document verlopen is (bijvoorbeeld contractdatum).
- Dossier werklijst; Op eenvoudige wijze wenst u documenten/dossiers door te sturen naar collega's en vice versa. Natuurlijk digitaal!
- Dossier office integratie; Natuurlijk wilt u zonder moeite mailberichten, Word en Excel (e.a.) documenten opslaan in het elektronische dossier.
- Dossier beveiligd; Dossiers mogen alleen maar (of deels) toegankelijk zijn voor personen die door u geautoriseerd zijn.
- Dossier "snel vinden" (niet zoeken); Niet meer overal doorheen bladeren. Gewoon zoeken op een willekeur aan woorden.
- Dossier "versiebeheer"; Het moet duidelijk zijn wat de laatste versie is van documenten die in het dossier zijn opgeslagen.
Dossiers organiseren
Door papieren dossierstukken te digitaliseren kunt u uw dossiers in een handomdraai optimaal organiseren. De gescande en de reeds digitaal ontvangen documenten worden omgezet naar één bestandsformaat en gearchiveerd in het correcte dossier. Zo ontstaat er een duidelijke dossierstructuur.
Lees verder >
Dossiers indexeren
Elk document van ieder dossier wordt automatisch geïndexeerd door middel van OCR herkenning. Dit maakt het mogelijk documenten automatisch toe te voegen aan een dossier en snel terug te vinden door het invoeren van ieder willekeurig woord.
Lees verder >
Dossierbeheer
Hoe beter uw dossiers zijn gearchiveerd en geïndexeerd, hoe beter u ze kunt beheren. Alle geautoriseerde medewerkers kunnen de dossiers 24/7 online raadplegen en wijzigen. Efficiënt en tijdbesparend!
Lees verder >Soorten elektronische dossiers
Het elektronische Dossier van DDi is een uniforme software oplossing die bedrijfsbreed inzetbaar is. Het systeem laat zich snel en eenvoudig inrichten naar de wensen van de verschillende afdelingen en zelfs individuen binnen iedere organisatie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan leerling dossiers op scholen, ANVA-dossiers binnen de verzekeringsbranche en personeelsdossiers op de HRM afdeling.
Lees verder >