Jacques GreveActuaPapier komt er bij ons niet meer aan te pas. De inhoudelijke informatie op de formulieren wordt ingelezen en belandt dankzij de koppeling met ANVA rechtstreeks in ons administratiesysteem. De dossiers zijn op elke afdeling direct opvraagbaar. Bovendien is het archiveren van enorme papierbergen niet meer nodig, waardoor ruimte vrijkomt voor onze eigen groei.
Eén van de grootste uitdagingen voor organisaties is het papieren archief. Het wordt vaak als enorme klus gezien om de tientallen tot honderden vierkante meters aan archiefkasten "klein" te krijgen.
Met de juiste middelen en tactiek valt deze klus vaak een stuk "kleiner" uit dan vooraf gedacht. Bovendien; de investering loont. Door uw papieren archief te scannen creëert u een digitaal archief waarmee u de efficiëntie verbetert en u fors bespaart op ruimte, tijd en kosten.
Uw voordelen van digitale archivering:
- Besparing van kostbare opslagruimte
- Eenvoudige en gestructureerde opslag
- Betere toegankelijkheid voor medewerkers, direct vanaf hun werkplek
- Beveiliging van archiefstukken tegen schade, verlies, diefstal en onbevoegden
- Tijdwinst doordat informatie sneller beschikbaar is
- Betere servicegraad
- Duurzaamheid
Archief scannen
Door te scannen creëert u een digitaal archief. U maakt het archief zo direct een stuk beter toegankelijk voor uw medewerkers. Dit levert een enorme tijdwinst op en, nog belangrijker, het verbetert direct de servicegraad van uw organisatie.
Lees verder >
Archief indexeren
Nieuwe documenten worden in één moeite direct aan het juiste dossier in het elektronisch archief toegevoegd. Automatische indexering zorgt voor een gestructureerde opslag, ongeacht de omvang van uw archief. U creëert zo een overzichtelijk archief waarin archiefstukken snel teruggevonden kunnen worden.
Lees verder >
Archief beveiligen
Uw archief is direct beveiligd. Een elektronisch archief kan veel makkelijker worden beveiligd tegen schade (brand e.d.) en diefstal (encryptie, autorisaties). Daarnaast bepaalt u via ingestelde protocollen de levensduur van documenten. Niets wordt dubbel bewaard of vroegtijdig vernietigd.
Lees verder >