Indexvellen
Indien u de DDi software gekoppeld heeft aan een administratief, CRM, HRM of ander pakket, dan is het in de regel vrij eenvoudig om zogenaamde indexvellen te printen. U creëert vanuit dit pakket een vel met allemaal indexgegevens (zoeksleutels). Deze voegt u toe aan het te scannen document. De DDi indexeer-software detecteert het indexvel automatisch, leest (via OCR, OMR, barcode) de zoeksleutels en voegt deze direct toe aan het document. Met als gevolg dat het document direct is opgeborgen in het juiste dossier en/of bezorgd is bij de juiste persoon.
Response verwerking
Binnen veel organisaties komt het nog regelmatig voor dat er een document wordt verstuurd dat door de ontvanger moet worden ingevuld en weer geretourneerd. Bijvoorbeeld een schademelding of een aanvraag. Door dit document bij verzenden direct al van kenmerken te voorzien kan deze bij ontvangst direct digitaal verwerkt worden. Het geretourneerde document wordt gescand, door de DDi index software direct opgepikt en op basis van de indexkenmerken aan het juiste dossier gekoppeld.
Via OCR
Indien voorspelbaar is wat er in een document staat, neem bijvoorbeeld een factuur of een aantal documenten met min of meer dezelfde structuur, dan ontstaat de mogelijkheid via OCR herkenning het document volledig automatisch van de juiste zoeksleutels te voorzien. Dit lijkt bijna tovenarij, maar het werkt verbluffend.
Als u meer uit uw documenten wenst te halen, en beduidend minder tijd kwijt wilt zijn aan het rangschikken van uw documenten, dan bent u bij DDi aan het juiste adres.