In bijna alle organisaties krijgt de medewerker zijn geld terug door een declaratieformulier in te vullen, de bonnetjes hier aan toe te voegen en in te leveren bij de financiële administratie of de HRM afdeling. Natuurlijk niet eerder dan zijn leidinggevende de declaratie heeft goedgekeurd. Een proces met vele handelingen, kans op fouten en ergernissen.
Online declareren neemt veel ergernissen weg en vermindert bij de administratieve verwerking duidelijk het aantal handelingen en fouten. Wij noemen deze oplossing eenvoudigweg "e-declaratie". De werking van deze e-declaratie software is ook eenvoudig en snel inzetbaar.
Al uw medewerkers kunnen online hun uren- en onkostendeclaratie invullen. Of ze nu op kantoor zijn, extern bij een klant zitten of vanuit huis werken; iedereen kan direct hun uren en onkosten declareren. Zo kunnen alle declaraties aan het eind van de maand binnen zijn op de financiële administratie. Daar zijn geen excuses meer voor.
De voordelen van online declareren
- Niet meer wachten tot het eind van de maand om te declareren. Ofwel: direct declareren waardoor bonnetjes niet meer kwijtraken
- Zowel de declarant als de financiële administratie hoeven een declaratie niet meer na te rekenen, dat doet het systeem automatisch. Bedragen kloppen dus altijd.
- Scheelt werkt én frustratie op de financiële administratie
- Sneller betaalbaar stellen
- Declarant hoeft het uitgekeerde bedrag niet meer na te rekenen.
Het bonnetje wordt, zodra deze is gescand, toegevoegd aan de declaratie en direct in het financiële systeem gekoppeld. Het bijbehorende digitale archief bewaard de declaratie én het bonnetje digitaal. Dit bespaart archiefruimte. Zeker omdat declaraties, net als overige financiële documenten een bewaarplicht kennen van 7 jaar.
Alle ingediende declaraties worden aan het eind van de maand automatisch bij elkaar opgeteld en ter controle van de financiële administratie naar de betreffende teamleider gezonden ter goedkeuring. Dit is middels een workflow eenvoudig te automatiseren. Omdat de declaratie in het financiële systeem is opgenomen, zal de betaling bij akkoord ook automatisch geschieden.