Wettelijke bewaartermijnen van documenten

Voor veel documenten is het niet alleen wenselijk deze enige tijd te bewaren, in diverse gevallen is het zelfs bij wet verplicht. De opslag van deze documenten neemt logischerwijs archiefruimte in beslag. En naar mate het aantal jaarlijks te bewaren documenten toeneemt, nemen ook uw kosten toe. Denk maar eens aan de investering die u kwijt bent aan:

• Archiefkasten
• Ordners
• (hang)mappen
• Vierkante meters

Digitale archivering biedt u een praktische en betaalbare oplossing. U houdt zich zo moeiteloos aan de bewaarplicht zónder dat u daar vele vierkante meters aan kwijt bent. En u verdient uw investering in veel gevallen al binnen een jaar terug.

Documenten

Bewaartermijn

Ingangsdatum bewaartermijn

Wet

ALGEMENE BEDRIJFSMATIGE DOCUMENTEN

Jaarrekening, accountantsverklaring  	7 jaar	vanaf datum opstellen	art. 2: 394 BW (=Burgerlijk wetboek)
Winst- en verliesrekening	7 jaar	vanaf datum opstellen	art. 2: 10 en 3: 15a BW
5Administratie na ontbinding rechtspersoon	7 jaar	7 jaar na ontbinding	art. 2: 24 BW
Dividendnota's	7 jaar	na opstellen	art. 3 uitvoeringsbeschikking dividendbelasting
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed	9 jaar	Volgend op het jaar waarin men het goed is gaan bezigen.	art. 34a Wet op de omzetbelasting
Ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden	10 jaar	na aanvraag van het lidmaatschap	art. 2: 61 BW
Subsidie administratie	10 jaar	vanaf datum administreren	art. 4: 69 Algemene Wet Bestuursrecht

FISCALE DOCUMENTEN

Grootboek, debiteuren- en crediteuren-administratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie	7 jaar	vanaf 1 januari na het opstellen	art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet
Loonadministratie	5 jaar	vanaf datum opstellen	art. 6 Loonadministratiebesluit
Facturen i.v.m. de omzetbelasting	7 jaar	na opstellen c.q. ontvangt	art. 31 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting
Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht)	5 jaar	na einde dienstverband	art. 23 a Uitvoeringsregeling loonbelasting

MEDICI

Patientendossier

10 jaar

vanaf datum vervaardiging (of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit)

ar. 7: 454, lid 3 BW