Applicatie
Veelgebruikte term voor toepassing van software in een bepaalde taakuitvoerking. Bijvoorbeeld een tekstverwerkingsprobramma op de pc.

AO
Administratieve Organisatie. De wijze waarop de administratie binnen een organisatie geregeld is.

Barcode
Machineleesbare streepjescode, variërend in breedte, om informatie weer te geven. Wordt op archiefgebied bijvoorbeeld gebruikt voor de indexering van microfilmopnamen.

Biller
Het bedrijf dat of de organisatie die een rekening, factuur, of ander bericht naar een klant verzendt, gewoonlijk met het verzoek tot betaling voor geleverde goederen of verleende diensten.

Capture software
Software waarmee alle formulieren en documenten op uniforme wijze digitaal vastgelegd worden (Universeel Document Capture Systeem). Papieren documenten worden gescand en samen met alle digitale documenten geüniformeerd. Hierdoor kan ieder document op dezelfde wijze automatisch worden verwerkt. Alle data op ieder document wordt automatisch gelezen. Relevante data kan direct geëxporteerd worden naar allerlei bronsystemen. De documenten zelf worden automatisch geclassificeerd en volgens de ingestelde regels gekoppeld aan de juiste processen, dossiers en/of personen. Zie voor meer informatie onze Capture software oplossingen.

Data Capture software
Software die documenten en formulieren met behulp van slimme regels en de meest moderne ICR, OMR en barcodetechnieken leest. De informatie van ieder document wordt zo foutloos verwerkt en bewaard. Zie voor meer informatie onze Data Capture oplossing.

Digitaal archief
Een systeem voor het elektronisch verwerken en beheren van documenten. Het betreft daarbij alle soorten en formaten van elektronische documenten: gescande papieren documenten, office-documenten, zoals tekstverwerking, rekenschema's, presentaties, etc., foto's, tekeningen, multi-media, kortom alles wat als een digitaal object opgeslagen kan worden. Zie voor meer informatie onze oplossing Digitaal archief.

Digitaal dossier
Een systeem voor het elektronisch verwerken en beheren van o.a. schadedossiers klantendossiers, personeelsdossiers etc. Zie voor meer informatie onze oplossing Digitaal dossier.

Digitale postkamer
Software waarmee alle inkomende en uitgaande post gescand, elektronisch ontvangen, verwerkt en digitaal verstuurd kan worden. Zie voor meer informatie de Digitale postkamer van DDi.

Digital mailroom
Zie 'Digitale postkamer'.

DIS
Documentair Informatie Systeem. Een veelgebruikte benaming voor een elektronisch archief. Zie ook 'DMS'.

DIV (Documentaire Informatievoorziening)
Documentaire Informatievoorziening is het beheren, archiveren, registreren en beschikbaar stellen van documenten binnen een organisatie. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd zowel voor interne als externe klanten. Dit geldt voor digitale en papieren documenten. Het bouwt voort op de administratieve organisatie zoals die voorheen was, namelijk de registratuur.

DMS
Een Document Management Systeem (DMS) is over het algemeen een database waarin beschrijvende kenmerken metadata van documenten worden opgeslagen en gemakkelijk zijn terug te vinden zijn aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen in ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie, die via de database toegankelijk is. Zie voor meer informatie onze Document Management oplossingen.

Documentautomatisering
Overkoepelende benaming voor elektronische postverwerking, elektronisch archiefbeheer en elektronisch documentbeheer. Zie voor meer informatie onze Document Management oplossingen.

Document Capture software
Software waarmee al uw papieren en digitale documenten automatisch verwerkt worden. Nadat de papieren documenten zijn gescand, worden ze samen met de digitale documenten door de software geregistreerd, "inhoudelijk" gelezen, geclassificeerd en vervolgens via door u ingestelde regels behandeld. Zie voor meer informatie onze Document Capture oplossing.

Document Management
Overkoepelende benaming voor postverwerking, archiefbeheer en documentatiebeheer. Zie voor meer informatie onze Document Management oplossingen.

Document scanner
Een invoerapparaat waarmee een hardcopy document systematisch afgetast omgezet kan worden in data. Deze data kan op een opslagmedium worden vastgelegd voor bewerking en analyse in een PC. Zie voor meer informatie de scannermatrix. 

Drie-weg matching
Zie 'Three-way matching'.

E-declareren
Proces waarbij declaraties online worden ingevuld en via een workflow worden aangeboden aan desbetreffende managers. De ingevoerde bedragen worden door het systeem direct gecontroleerd en de totalen worden berekend. Alle declaraties worden digitaal gearchiveerd en zijn op ieder gewenst moment beschikbaar via de pc. Zie voor meer informatie onze oplossing voor online declareren.
 
Elektonisch declareren
Zie 'E-declareren'.

Elektronische incasso
Zie 'E-incasso'.

E-invoice
Elektronische factuur. Zie 'E-invoicing'.

E-incasso
Met E-Incasso kunnen openstaande posten van debiteuren automatisch geïnd worden. Vorderingen kunnen direct van de bankrekening van een debiteur worden opgenomen, mits daarvoor toestemming is gegeven door de debiteur.

Electronic Invoicing
Zie 'E-Invoicing'.

E-Invoicing
Het versturen en ontvangen van een digitale (elektronische factuur) ongeachte het digitale formaat. Als plaatje (PDF, JPG, TIF, PNG, etc.). Of als data (XML, UBL, CSV, EDI, etc.)

E-procurement
Het elektronisch inkopen van producten en/of diensten vanuit een decentraal punt. Dit traject verloopt zonder tussenkomst van mensen en papier. Zie voor meer informatie onze oplossing E-procurement.

Elekronisch inkopen
Zie 'E-procurement'.

ERP
Afkorting voor Enterprise Resource Program. Applicaties waarmee de financiële administratie, de voorraadadministratie, de inkoop- en verkoopadministratie en de personeelsadministratie gevoerd worden.

Enterprise Resource Program
Zie 'ERP'.

Factuur
Een elektronisch of papieren bericht, voor geleverde goederen of verleende diensten, gericht aan een zakelijke klant.

Factuurworkflow
De wijze waarop facturen binnen een organisatie worden afgehandeld, van ontvangst tot en met betaling, vastgelegd in een (digitaal) stroomschema. Zie voor meer informatie onze oplossing voor het digitaal fiatteren van facturen.

Factuurautomatisering
Zie 'Geautomatiseerde factuurverwerking'. 

FreeForm OCR
Op basis van een stopwoorden lijst, wordt ieder document via OCR herkenning automatisch geclassificeerd. De complete inhoud van een document wordt geanalyseerd en automatisch ingedeeld om via meta data te indexen. Een gescand document wordt eerst voor de computer toegankelijk gemaakt door middel van OCR (zie 'OCR').

Full text search
Dit is een term uit de wereld van zoekmachines. Het geeft aan dat de gebruiker een tekstveld krijgt waar deze steekwoorden in kan vullen. De zoekmachine gaat dan met deze woorden zoeken naar documenten die deze steekwoorden bevatten.

Full text retrieval
Zie 'Full text search'.

Geautomatiseerde factuurverwerking
Intern proces om papieren en elektronische inkoopfacturen te verwerken en door de organisatie te laten routeren, zodat de juiste bedragen op tijd worden betaald. Onderdeel van documentmanagement. Ook wel genoemd: factuurautomatisering / 'invoice processing model'. Zie voor meer informatie onze Finance solutions.

Google search
Zie 'Full text search'.

ICR
Intelligent character recognition (ICR) is een geavanceerde handschriftherkenning systeem dat lettertypen en verschillende stijlen van het handschrift nauwkeurig kan herkennen.

MICR
Magnetic Ink Character Recognition (MICR) is een technologie die tekens herkent, voornamelijk gebruikt door het bankwezen om de verwerking van cheques te vergemakkelijken. De technologie maakt het mogelijk voor computers om informatie te lezen (zoals rekeningnummers) van papieren documenten.

MFP
Een MFP (Multi Function Product/ Printer/ Peripheral), in het kort multifunctional, all-in-one (AOI) of Multifunction Device (MFD) is een combinatie van een scanner en een printer. Effectief dus een soort kopieerapparaat, maar dan één waarbij de scan en print functies ook apart beschikbaar zijn. Zie voor meer informatie de scannermatrix.

Multifunctional
Zie 'MFP'.

NEVI
De Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement

NIVRA
Beroepsorganisatie voor registeraccountants. NIVRA staat voor Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants. Het behartigt de belangen van de beroepsgroep, biedt ondersteuning bij de beroepsuitoefening en beheert het accountantsregister.

Notificatie
Het proces waarbij een koper op de hoogte wordt gebracht dat een elektronische rekening of factuur beschikbaar is.

OCR
Optical character recognition (OCR), of in het Nederlands: optische tekenherkenning is een transformatie waarbij uit een afbeelding van een tekst door middel van patroonherkenning alle tekens uit de afbeelding als zodanig worden herkend en apart opgeslagen door een computer(programma).

OMR
Optical Mark Recognition of Optical Mark Reading (OMR) is het proces waarbij handgeschreven tekens op formulieren zoals vragenlijsten en enquêtes worden herkend en bewaard in een computer(systeem).

Order to cash
Deze term duidt op het traject beschouwd vanuit de leverancier dat start met aankoop(opdracht) van de klant tot en met de uitgaande factuur, liefst gevolgd door betaling.

Purchase to Pay
Deze term duidt op het traject bekeken vanuit de koper, dat start met de aankoop door de klant en dat eindigt met de betaling van de inkoopfactuur. Zie voor meer informatie onze Purchase to Pay oplossing.

P-2-P
Zie 'Purchase to Pay'.

ROI
Return on investment (ROI) geeft de verhouding tussen het rendement en de investering aan. Indien de investering een verlies oplevert dan is de return on investment een negatief getal.

Taal intelligentie
"Begrijpend lezen". Op basis van de inhoud van een document, door middel van taalintelligentie automatisch vaststellen waar het document inhoudelijk betrekking op heeft. Vervolgens kan via regels automatisch bepaald worden bij welke categorie het document hoort. Categorieën kunnen door gebruikers zelfstandig worden bepaald/ingericht.

Three-way matching
Controleprocedure bij geautomatiseerde factuurverwerking waarbij alvorens men overgaat tot betaling van de geleverde goederen, matching plaats vindt aan de hand van (bijvoorbeeld) de inkooporder en de factuur. Zie voor meer informatie onze Purchase to Pay oplossing.

TIFF
Tagged Image File Format. Veelvuldig gebruikt bestandsformaat voor de opslag van images ('plaatjes'), waarvan de tekst niet meer gewijzigd kan worden.

XML (Extensible Markup Language)
Een standaard voor het definiëren van formele markup-talen, zoals HTML, waarbij gestructureerde gegevens in de vorm van platte tekst zichtbaar zijn. Deze representatie is zowel leesbaar voor de mens als voor computers