De vorderingen van de leerling, zijn of haar houding ten opzichte van het onderwijs, schooladvies en eventuele aandachtspunten worden in het leerling dossier opgeslagen en nauwlettend in de gaten gehouden door zowel docenten als de ouders van de leerling. Aan een volledig, betrouwbaar en goed bereikbaar dossier wordt daarom door alle partijen veel waarden gehecht. Een elektronisch leerling dossier helpt scholen aan al deze voorwaarden te voldoen.
De werking van het Elektronisch Leerling Dossier is eenvoudig: alle papieren documenten worden door scanning gedigitaliseerd en direct in het juiste dossier opgeslagen van het gebruikte leerling systeem. Daarbij wordt ieder gescand document voorzien van zogenaamde sleutelvelden. Zo kan ieder willekeurig document eenvoudig worden terug gevonden, bijvoorbeeld op naam van de leerling, leerling nummer, scandatum, type document, docent, etc.
Hiermee vermindert het Elektronisch Leerling Dossier de administratieve last die nodig is om ieder dossier volledig en actueel te houden en stelt het de school, dankzij de digitale opslag, in staat om op kostbare archiefruimte te besparen.